Concur Expense:
領収書の取扱い - 支払保留の構成
設定ガイド
最終更新日, 2022年9月27日
以下の SAP Concur ソリューションに適用されます。
Expense
Professional/Premium edition
Standard edition
Travel
Professional/Premium edition
Standard edition
Invoice
Professional/Premium edition
Standard edition
Request
Professional/Premium edition
Standard edition
目次
改訂履歴
日付 | 注意事項 / コメント / 変更内容 | |
|---|---|---|
2022 年 9 月 27 日 | 新 UI に関する情報を追加しました。全体的な修正を行いました。表紙の日付を更新しました。 | |
2021年1月7日 | 著作権を更新しました。表紙のタイトルに Concur を追加しました。表紙の日付に変更はありません。 | |
2020年9月25日 | FAX 機能についての記載を削除しました。表紙の日付に変更はありません。 | |
2020年4月9日 | ガイドのタイトル ページで [Authorization Request] チェック ボックスの名前を [Request] に変更しました。表紙の日付に変更はありません。 | |
2020年1月2日 | 著作権を更新しました。その他の変更はありません。表紙の日付に変更はありません。 | |
2019年11月9日 | 支払保留は、経費の処理者または経費領収書処理者いずれかにより削除することができることを明示しました。 | |
2019年1月4日 | 著作権を更新しました。その他の変更はありません。表紙の日付に変更はありません。 | |
2018年4月4日 | 表紙のチェック ボックスを変更しました。その他の変更はありません。表紙の日付に変更はありません。 | |
2018年1月16日 | 著作権を更新しました。その他の変更はありません。表紙の日付に変更はありません。 | |
2016年12月14日 | 著作権と表紙を更新しました。その他の内容の変更はありません。 | |
2016年12月9日 | 「アクセス権」およびガイド コンテンツを新様式に更新しました。内容の変更はありません。 | |
2014年9月16日 | [猶予期間] および [発行日] 機能の使用について明確化しました。 | |
2016 年 8 月 12 日 | 新しい列やレポート ID を表示するため、レポート ライブラリの図を更新しました。 | |
2016年5月13日 | 英語版の三人称単数 (he/she) を三人称複数 (they) に更新しました。 | |
2015年8月14日 | 「領収書のない猶予期間」セクションを更新しました。 | |
2015 年 5 月 7 日 | 新 UI のスクリーン ショットに更新しました。その他の内容の変更はありません。 | |
2014 年 11 月 30 日 | 統合管理者がインポート / 抽出管理者に変更されました。そのほかの内容の変更はありません。 | |
2014年9月24日 | 2 種類のユーザー インターフェースについての情報を追加しました。その他の内容の変更はありません。 | |
2016年4月29日 | 著作権と表紙を更新しました。その他の内容の変更はありません。 | |
2012年12月28日 | 商標を変更し、著作権を更新しました。内容の変更はありません。 | |
2012年3月23日 | 誤字の修正を行いました。その他の内容の変更はありません。 | |
2012 年 2 月 | 著作権を変更しました。内容の変更はありません。 | |
2010年12月31日 | 著作権を更新し、商標を変更しました。内容の変更はありません。 | |
2010 年 8 月 | 現行のユーザー インターフェースの情報に更新しました。 | |
2009年12月 | 単独の設定ガイドに変更しました。内容の変更はありません。 | |
2008年6月 (SU 32) | 使用可能な 2 つのユーザー インターフェースについての情報を追加しました。
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この機能へのアクセス権があるかどうかは場合によります。たとえば、特定のグループに対してのみアクセス権がある、または読取専用で作成や編集はできないなど、限定的なアクセス権を持っている場合があります。
管理者はこの機能を使用する必要がありますので、適切なアクセス許可がない場合は、社内の SAP Concur 管理者にお問い合わせください。
さらに、このガイドに記載されている作業は Concur にのみ許可されているものもあります。必要に応じて Concur クライアント サポートにご依頼ください。
支払保留構成では、管理者は領収書の要件に対するしきい値が上限を超えた場合に、経費精算レポートを保留にするための設定を作成できます。また、この機能では、領収書の要件に適合すると保留を解除することもできます。
経費精算レポートが承認サイクルを通過し、必須のワークフロー ステップを完了して「支払保留中」のステータスに進む準備ができると、支払保留のステータスにすべきか判断するために評価されます。
評価プロセスは以下を照合します。
システムはレポートを次のように判断して実行します。
支払保留には次の 2 つのタイプがあります。
この保留のタイプでは、管理者により番号（レポート）が入力されます。番号は、必須の領収書なしで処理を進めることが許可されたときのレポート数を示します。番号が適合すると、追加の必須かつ領収書のないレポートは支払われます。この機能には、システムが従業員に問題を警告する前に、限定された数の領収書のないレポートが処理されるよう許可するという目的があります。
たとえば、管理者が上限を 2 つと設定したと仮定します。ユーザーが両方のレポートに領収書が必要な 2 つのレポートを提出し、いずれのレポートの領収書も未受領であったとします。それらのレポートが上限の 2 つ以下または同数であるため、両方が「支払処理中」のステータスに進みます（レポートにほかの問題がないとする）。これらの 2 つのレポートについて、領収書がないことはその支払には影響しませんが、ほかのレポートの支払に影響する可能性があります。
ユーザーが追加のレポートを提出したと仮定します。
この保留のタイプでは、順番待ちにあるレポートや該当のレポートに対して、領収書の受領期限の番号（日）が設定されます。そして、従業員の順番待ちにあるその他すべてのレポートは「ロック」され処理へ進むことができません。この機能の目的として、従業員に領収書関連の問題を改善させ処理のワークフローを効率化させることがあります。
たとえば、管理者が猶予期間を 10 日と設定したとします。
1 日目にユーザーがレポートを提出し、そのレポートに領収書が必須で、かつ領収書が未受領であると仮定します。このレポートは 10 日の猶予期間のカウントダウンを発動します。猶予期間内に支払が承認された（領収書が提出された）場合、このレポートに対して支払が行われます（レポートにはその他の問題がないとする）。10 日のカウント後にレポートに対する領収書がまだ提出されていない場合、従業員の順番待ちにあるすべてのレポートが支払保留となります。
ユーザーが追加のレポートを提出したと仮定します。
管理者は、同じ設定内で両方の支払保留のタイプを使用できます。システムは両方の条件を満たしているかではなく、どちらの条件を満たしているかを評価します。
以下は支払保留構成の例です。システムが経費精算レポートを支払保留とするか判断する方法を説明しています。
この例では、支払保留構成で支払保留レポート限度 を 2 としています。よって、この設定では猶予期間は設定されません。
この例では、支払保留構成で猶予期間を 10 日としています。よって、この設定では経費精算レポートの限度は設定されません。
この例では、構成で支払保留レポート限度 を 2、かつ支払保留の猶予期間を 10 日と設定しています。
保留中のレポートは、領収書の要件を満たした時点で、経費の処理者または経費領収書処理者により、支払保留から解除される必要があります。個別の経費精算レポートに関しては、この確認は [経費の処理者] ツール内で [領収書を受領済] のフラグが [いいえ] から [はい] に変更されたときに行われます。
保留中の経費精算レポートのグループに関しては、この確認は [インポート / 抽出管理者] ツールを使用して、スケジュール ベースで行われます。会社の経費精算の実装状況によっては、このタスクをスケジュールするために Concur クライアント サポートにケースを送信する必要があります。
構成を作成するときに、[発行日] 機能の日付が構成の作成日と一致するようにする必要があります。これにより、いずれのレポートも評価の日付範囲「外」にならず、支払保留ジョブがレポート グループの保留の削除を実行する際に解除されません。
支払保留構成が作成されアクティブ化されると、[レポート リスト] ページの [支払ステータス] 列に「支払保留」のステータスが表示されます。（列で、ステータスはここには表示されません。）
このページは [領収書を受領済] 列を含むように設定可能です。詳細については、ユーザー ガイド「Expense: 経費処理」をご参照ください。
経費精算レポートを提出した従業員は、そのレポートが「支払保留」のステータスとされたかどうかに関わらず [ステータス] 列（[経費精算] > [経費ホーム] > [経費精算レポート履歴]）で確認することができます。
管理者は、支払保留構成の作成に際し支払保留機能を使用する前に、以下のステップを必ず行ってください。
[支払保留構成] タブでは、支払保留構成を作成できます。各グループに対し、1 つのみ支払保留構成を作成できますが、1 つの構成に対して複数のグループを割り当てることもできます。たとえば、西グループに対してすでに 1 つの支払保留の構成を割り当てている場合、その他の構成を割り当てることはできません。逆に、西グループが使用しているものと同じ支払保留構成を東グループに割り当てることができます。
フィールド | 説明 |
|---|---|
名前 | 支払保留構成につける一意の名前を入力します。 |
領収書のないレポートの制限 | レポート レベルの初回の領収書要件を満たしていないレポートを支払保留から解除する数を入力します。つまり、領収書なしでの処理を許可されるレポートの最大数です（「領収書を受領済」ステータスのすべてのレポートはカウントされません）。 ヒント: このオプションは、遅れてのレポートへの領収書の関連付けに対し、レポートの数で許容数の余裕をもたせたものです。 |
領収書猶予期間 (日数) | 従業員が提出済のレポートを処理するための、領収書を提出するまでの日数を入力します。従業員の順番待ちにある経費精算レポートのいずれかがこの日数を超えると、その順番待ちにあるすべてのレポートが「保留」のステータスになります。 ヒント: このオプションは、レポートを完全にロックすることで、従業員が適宜の領収書の関連付けを妨げている問題を解決するよう促しています。 |
編集を許可 | データを修正するために管理者に必要なグループ権限を選択します。 |
適用先 | 支払保留構成を適用するグループを選択します。 |
発効日 | 新たに作成した支払保留構成が実施される日付を選択します。 ヒント: 新しい構成が実施される日付を一致させるには、[発行日] をリセットします。これに失敗すると、一致しない日付のシナリオ下でレポートを保留解除するジョブが実行され、一致しない日付「外」のレポートが保留解除されません。 |
アクティブ | 支払保留構成をアクティブにするかどうかを選択します。既定では、[いいえ] に設定されています。 |
支払保留構成はいつでも修正可能です。ただし、システムはすでに「支払処理中」のステータスになっているすべての経費精算レポートに対して支払要件を更新しません。
支払保留構成を削除する代わりに、非アクティブ化することができます。それにより、その構成を後で再度使用するときに利用可能です。
支払保留構成は削除可能ですが、この操作を行うと、構成がシステムから永久に削除されます。誤って削除した構成は作成し直す必要があります。
